Tanggal 18 Mei 2015 diperingati sebagai hari kearsipan yang ke-44. Ketika membahas mengenai
arsip, pemahaman kita tertuju kepada lembaran dokumen yang disimpan dalam
sebuah tempat dan penyimpanan semacam itu biasanya hanya dilakukan oleh
instansi.
Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pada pasal 1 ayat 2 menyebutkan arsip
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Sedangkan
kearsipan dimaknai sebagai suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan,
pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan dan penyimpanan dokumen menurut sistem
tertentu sehingga ketika diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah
(Suyetty: 2009). Pemerintah memiliki lembaga untuk mengurus arsip yaitu Arsip
Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang berada di Ibukota RI, dan Arsip Daerah
(Arda) yang berada di daerah-daerah baik kabupaten maupun provinsi.
Sebetulnya
kearsipan ini tidak hanya dilaksanakan oleh instansi saja, kita dalam kehidupan
sehari-hari juga melakukan kegiatan kearsipan. Contoh kecil misalnya kita di
rumah menyimpan ijazah, surat keluarga, surat jual beli, serta foto-foto
keluarga. Meskipun dokumen tersebut kita simpan dengan sistem penyimpanan yang
sangat sederhana, pengelompokan dan penyimpanan tersebut menandakan kita telah
melakukan kegiatan kearsipan.
Peristiwa
terbakarnya pasar Johar, pasar paling legendaris di kota Semarang beberapa hari
yang lalu menjadikan banyak media memberitakan peristiwa tersebut. Beberapa
pemberitaan ada yang dilengkapi dengan ulasan sejarah pembangunan pasar Johar
mulai zaman Belanda disertai foto pasar Johar dari masa ke masa. Dari mana informasi
tersebut diperoleh? Tentunya bersumber dari arsip.
Sama
halnya ketika bulan Agustus tiba, perayaan hari kemerdekaan Indonesia sangat
terasa. Acara televisi banyak menampilkan foto dan video suasana detik-detik
kemerdekaan bangsa. Tidak jarang dalam foto yang ditampilkan terdapat tulisan
ANRI sebagai sumbernya. Hal ini sekali lagi menunjukkan bahwa kegiatan
kearsipan tidak hanya terbatas pada kegiatan formil seperti pengurusan surat di
instansi saja.
Bahan
Pembelajaran
Banyak
hal yang dapat kita pelajari dari arsip. Salah satunya kita dapat memupuk rasa
cinta tanah air dengan mempelajari dokumen yang mengandung nilai sejarah. Pengetahuan
yang diperoleh tidak hanya sebatas mengenai apa yang terjadi saat dokumen
tersebut dibuat, tetapi juga mampu memberikan gambaran mengenai apa yang harus
kita lakukan di masa mendatang.
Melalui
dokumen yang ditampilkan di lembaga arsip yang ada di daerah, masyarakat akan
lebih mengenal daerahnya. Informasi yang terkandung dalam sebuah dokumen mampu
memberikan pengetahuan terkait penyelenggaraan pemerintahan maupun makna dibalik
peristiwa sehingga memunculkan perspektif baru bagi setiap orang yang mempelajarinya.
Tanpa
adanya kegiatan kearsipan, mustahil kita dapat mengetahui segala sesuatu
seperti saat ini. Bayangkan jika pada zaman dahulu tidak ada inisiatif untuk
menyimpan dan menata dokumen, mungkin yang kita ketahui saat ini hanyalah
sebatas pendapat tanpa ada bukti autentik yang mampu memperkuat. Ketika marak
peristiwa pengakuan budaya dan wilayah suatu negara oleh negara lain, banyak
negara yang kemudian mendaftarkan kekayaan budaya mereka demi melengkapi bukti
bahwa apa yang mereka miliki saat ini adalah benar-benar milik mereka.
Tanggung
jawab kearsipan tidak hanya dimiliki oleh lembaga arsip, arsiparis, dan
pemerhati arsip saja. Masyarakat juga memiliki peran dalam kegiatan kearsipan
tentunya diawali dari menyimpan dan merawat seluruh dokumen yang bernilai
penting terkait diri sendiri maupun keluarga. Selanjutnya pada tingkatan yang
lebih luas, masyarakat memiliki tanggung jawab bersama untuk merawat dan
menjaga setiap arsip yang memuat informasi penting berkaitan dengan kedaulatan
negara. Bahkan masyarakat juga wajib melapor apabila mengetahui adanya
perusakan, pemalsuan dan pengubahan arsip.
Arsip memiliki bentuk, isi,
kepemilikan, sifat, fungsi serta cara penyimpanan yang berbeda-beda. Namun
arsip memiliki nilai kegunaan yang sama yaitu nilai administrasi, hukum,
keuangan, penelitian, pendidikan dan dokumentasi. Semoga dengan timbulnya
kesadaran mengenai arsip dan kearsipan ini maka tema hari kearsipan 2015 arsip samudera informasi dan titian masa depan akan mampu
terwujud.
