Magang MK Praktik Perkantoran

            Kepada seluruh mahasiswa semester VII konsentrasi Administrasi Perkantoran, berikut saya sampaikan terkait instruksi yang harus dipahami oleh masing-masing kelompok sekaligus pedoman magang:

     1.      Setelah mendapatkan surat, masing-masing kelompok mengantarkan surat tersebut kepada instansi yang dituju sekaligus menyerahkan pedoman magang yang sudah terjilid rapi.

      2.      Nama kelompok terlampir dibalik surat. Mohon nama kelompok masing-masing diberi stabilo warna sebagai penanda (karena pada isi surat nama mahasiswa tidak kami sebutkan).

      3.      Jika terjadi penolakan, maka mahasiswa harus segera lapor, kemudian segera mencari lokasi baru, selanjutnya segera saya buatkan surat pengantar yang baru.

      4.      Masing-masing mahasiswa silakan membaca buku pedoman magang dengan teliti. Yang dibuat oleh masing-masing mahasiswa adalah lembar logbook dan lembar penilaian. Khusus untuk lembar presensi cukup 1 kelompok saja.

     5.      Laporan disusun secara rapi sesuai dengan aturan yang ada dipedoman, dijilid soft cover warna merah. Isi lampirannya adalah presensi dan logbook anggota kelompok. Khusus untuk lembar penilaian dikumpulkan terpisah (tidak dijilid dengan laporan).

     6.      Pedoman magang dapat diunduh di sini. Mohon sebelum dicetak, dicek terlebih dahulu urutan perhalamannya. Dikhawatirkan terjadi pergeseran halaman ketika mengunggah.

Praktik Surat Menyurat

          Kali ini Saudara akan saya bawa untuk memahami bagaimana alur prosedur tata kelola korespondensi perkantoran. Tentunya Saudara masih mengingat praktik pertemuan yang lalu, dimana Saudara telah belajar untuk mengisi beberapa administrasi prosedur tata kelola korespondensi perkantoran.

            Minggu lalu kita telah bertemu dengan lembar disposisi, buku agenda masuk dan keluar sekaligus cara pengisiannya. Kali ini kita masih sama, mengisi lembar disposisi, buku agenda masuk dan keluar hanya saja saat ini Saudara yang bertugas sebagai sekretaris membuat dari awal masing-masing dokumen yang dibutuhkan di atas.

            Semua keperluan sudah saya persiapkan di sini. Silakan unduh. Yang perlu Saudara perhatikan:

1.      Berpasanganlah dengan kawan sebelah.

2.      Surat yang ada, masih berupa surat rumpang. Teliti dan koreksi.

3.   Yang harus Saudara koreksi adalah kelengkapan suratnya mulai dari: kop, tanggal, urutan penomoran, perihal, isi paragraf surat sampai pada siapa yang bertanda tangan.

4.   Setelah surat lengkap, maka proses ke dalam lembar disposisi, buku agenda masuk dan buku agenda keluar.

5.  Saudara membuat sendiri form lembar disposisi, buku agenda masuk dan buku agenda keluar. Ini saya maksudkan untuk mengasah kemampuan Saudara dalam mengelola administrasi perkantoran khususnya korespondensi.

Selamat mengerjakan. Ingat, pentingnya identifikasi awal sebelum Anda mengerjakan.

Desain Pembelajaran Praktik SM

            Seperti yang telah kawan-kawan ketahui, selama dua hari kampus kita didaulat sebagai tuan rumah pelaksanaan Olimpiade Nasional Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam tingkat Perguruan Tinggi (ONMIPAPT). Selama itu pula beberapa ruang digunakan untuk pelaksanaan olimpiade, termasuk ruang perkuliahan kita.

            Oleh karena itu kali ini saya mendesain pembelajaran untuk MK Praktik Surat Menyurat dengan konsep latihan non tatap muka. Desain ini saya pilih karena karakter MK kita adalah praktik, dan praktik ini mengandung hukum: orang yang sering atau terbiasa melakukan, pasti menjadi orang yang ahli.

            Pertimbangan lainnya: penugasan portofolio sampai pertemuan minggu lalu saya menilai masih minim yang mengumpulkan, selain itu kelengkapan latihan serta berkasnya pun masih belum sempurna. Berkaca dari hal-hal di atas, maka untuk latihan non tatap muka kawan-kawan lakukan hal berikut:

     1. Latihan Typing Master yang awalnya pendataan latihan minimal 10 kali, saya tingkatkan menjadi latihannya minimal 20 kali. Sehingga bagi kawan-kawan yang masih mendata 10 latihan, tambah 10 latihan lagi. Catat hasilnya seperti kolom kemarin dan satu result typing test yang dicetak.

     2. Pembuatan artikel tentang unsur-unsur organisasi silakan dilanjutkan, dengan ketentuan pengetikan seperti kemarin.

     3. Silakan berlatih, dikerjakan yang rapi, jangan sampai ada berkas yang tertinggal atau tidak terisi karena Anda memiliki jangka waktu yang panjang untuk berlatih. Dikumpulkan Kamis depan dengan sudah tertata rapi pada snelhecter (kolom terisi dan berkas terlubangi).

     4. Bagi yang terlambat mengumpulkan atau terdapat kesalahan yang tidak dapat saya tolelir, saya anggap tidak berhak mengisi presensi. Disinilah letak bidikan tujuan pembelajaran: ketelitian.

_______

Penugasan Anda kurang lebih seperti di atas. Selanjutnya bagi kawan-kawan yang ingin lebih mengasah kemampuan penataan naskah dan penataan ketatabahasaanya, saya informasikan Perpustakaan UPGRIS menyelenggarakan lomba resensi buku. Silakan bagi kawan-kawan AP yang berminat untuk mendaftar. Lomba ini sekaligus moment bagi kita untuk menerapkan hasil latihan tentang tata kelola naskah yang kita pelajari minggu lalu.

Mengikuti lomba resensi ini tidak wajib, namun bagi yang mengikuti saya bisa catat Anda memiliki poin plus dalam kaitannya penerapan ilmu dan pengembangan kompetensi AP khususnya: mahasiswa AP mampu membuat naskah.

Informasi tentang lomba resensi perpustakaan silakan lihat di sini. Sedangkan jika Anda belum tahu apa itu resensi, silakan baca di sini.

Selamat mengembangkan kemampuan. Saya tunggu daftar nama yang mengikuti lomba :)

Pelayanan Prima dalam Pelayanan Publik

            Berita gubernur Jambi yang melakukan inspeksi mendadak pada sebuah rumah sakit di Jambi, sepertinya menjadi buah bibir masyarakat menutup penghujung bulan Januari. Dalam inspeksinya gubernur Jambi menyampaikan bahwa pihaknya banyak menerima keluhan dari masyarakat terkait kesiapan pelayanan di rumah sakit tersebut. Tanggapan masyarakat cukup beragam, ada yang mengapresiasi dan ada pula yang mengkritisi. Sedikit bernostalgia, hal yang sama juga pernah dilakukan oleh gubernur Jawa Tengah dalam menguak fenomena pungutan liar yang terjadi di jembatan timbang pantura April 2014 silam.

            Ombudsman Republik Indonesia (ORI) sebagai lembaga negara yang bertugas mengawasi penyelenggaraan pelayanan publik, merilis hasil penelitian tentang kepatuhan pemerintah pusat dan daerah terhadap standar pelayanan publik tahun 2016. Dari 33 provinsi 39,99% terkategori sebagai zona hijau atau predikat kepatuhan tinggi; 39,39% terkategori zona kuning atau predikat kepatuhan sedang; lalu sisanya 21,21% terkategori sebagai zona merah atau predikat kepatuhan rendah. Jawa Tengah sendiri menduduki peringkat kesembilan pada zona hijau, dengan urutan pertama yaitu Jawa Timur.

            Sejak tahun 2015 ORI telah memetakan peningkatan pelayanan publik, pada tahun 2016 zona hijau pemerintah provinsi ditargetkan sebesar 70%. Dari penelitian tersebut diketahui komponen standar pelayanan yang sering dilanggar adalah hak masyarakat untuk mendapatkan informasi yang cepat dan transparan, serta kurang jelasnya alur pemberian masukan atau pengaduan terkait penyelenggaraan pelayanan. Hal yang dapat kita garis bawahi adalah, pelayanan prima yang banyak menjadi tagline instansi ternyata sesuatu yang sulit untuk dicapai.

            Sebagai instansi yang berhubungan dengan kepentingan masyarakat luas, pelayanan prima mutlak untuk diterapkan. Konsep pelayanan prima adalah memberikan pelayanan yang terbaik untuk pelanggan sehingga pelanggan merasa tidak dikecewakan. Penerapan pelayanan prima diawali dengan penetapan standar pelayanan. Standar pelayanan ini digunakan sebagai pedoman pelayanan sekaligus tolok ukur penilaian kualitas layanan. Pedoman penyusunan standar pelayanan termuat dalam Permen PANRB nomor 15 tahun 2014.

            Saya yakin setiap instansi sudah memiliki standar pelayanan yang baku, hal ini dapat kita amati biasanya ruangan pelayanan terdapat poster yang memuat informasi alur pelayanan beserta petugas yang siap untuk memberikan penjelasan prosedur pelayanan. Jika standar pelayanan kita ibaratkan sebagai sebuah alat, maka alat ini akan berfungsi sebagaimana mestinya jika pengguna mempergunakan dengan baik, begitu pula sebaliknya.

Sumber Daya Manusia

            Dimensi pelayanan prima dalam pelayanan publik memuat tentang ketepatan waktu pelayanan, akurasi, sikap pemberi layanan, jumlah petugas, ketersediaan sarana dan prasarana serta tanggung jawab dalam penanganan keluhan (Mukarom, 2015). Pada suatu waktu kita pernah merasa kurang puas dengan pelayanan sebuah instansi karena pelayanan petugas yang tidak ramah dan pelayanan lamban. Inilah mengapa standar pelayanan yang sudah dimiliki harus didukung dengan sumber daya manusia (SDM) yang mumpuni. Man behind the gun.

             Petugas pelayanan merupakan eksekutor lapangan. Mereka adalah orang yang berhadapan langsung dengan pelanggan, bahkan dari petugas inilah pelanggan akan memberikan penilaian atas pelayanan yang diperolehnya. Petugas bagian pelayanan harus memiliki kepribadian cekatan, teliti, sabar, ramah, berpenampilan rapi serta mampu berkomunikasi dengan baik.

            Aspek SDM rupanya menjadi kunci utama dalam hal pelayanan prima. Selain kualitas kepribadian, petugas pelayanan juga harus menyadari peran dan tanggung jawabnya. Untuk mendorong terciptanya SDM bidang pelayanan yang berkualitas, pihak manajemen memiliki tugas untuk mendesain administrative expert yang meliputi sistem seleksi, training, pengembangan, penghargaan kinerja serta pengelolaan SDM yang baik (Ulrich, 1997).

            Terlihat jelas bahwa keberhasilan sebuah pelayanan tidak hanya bergantung pada ada atau tidaknya standar pelayanan, tetapi juga dipengaruhi oleh SDM dan desain dari pihak manajemen. Pada tahap selanjutnya instansi harus memiliki program pengawasan terhadap pelaksanaan pelayanan. Pengawasan salah satunya dapat diwujudkan dalam bentuk survey kepuasan masyarakat seperti yang diamanatkan dalam Permen PANRB nomor 16 tahun 2014, survey minimal dilakukan setahun sekali. Hasil penelitian ORI mengungkap sebanyak 60,73% instansi tidak melakukan survey kepuasan masyarakat. Ini semakin memperkuat asumsi standar pelayanan yang telah disusun tidak diimbangi dengan usaha pengawasan.

Tentunya hal-hal peningkatan pelayanan prima semacam ini tidak terbatas hanya dilakukan oleh instansi pemerintah saja, instansi apa pun yang berkaitan dengan pelayanan publik sebagai kegiatan utama perlu untuk memikirkan dan menerapkan konsep pelayanan prima. Pelayanan prima merupakan komitmen bersama, karena kita adalah apa yang pelanggan rasakan.

SOP RKM (Administrasi)

Assalamualaikum Wr. Wb ...

            Mahasiswa Administrasi Perkantoran yang saya banggakan, berikut ini tindak lanjut dari tatap muka pelatihan tempo lalu. Saya telah merincikan standar pelayanan dan prosedur operasional standar Rumah Kreasi Mahasiswa (RKM) yang bidang administrasi. Silakan Anda bisa download di sini.

            Silakan menjalankan tugas sesuai dengan jadwal piket yang telah ditentukan. Saya memiliki pandangan yang justru kompleks tentang kegiatan RKM ini. Pertama, RKM dapat kita gunakan untuk mengasah kemampuan dalam meng-handle lika-liku bagian administrasi; kedua, kita bisa belajar untuk wirausaha. Kata orang, untuk menjadi entrepreneur terkadang mereka bingung harus mulai dari mana. Tidak sedikit juga yang merasa malu untuk memulai langkah pertama. Dengan adanya RKM ini mari kita gunakan untuk belajar berwirausaha. Tidak perlu malu, lha wong ini rame-rame, banyak temennya. Justru malah tidak ada kata malu, kan yang menjualkan produk kita adalah mereka yang bidang pemasaran. Kita hanya perlu mencari barang, titipkan, lalu biarkan mereka melakukan keahliannya.

            Pesan saya:

      1.      Amatilah ruang kerja. Buka-buka saja rak arsip yang ada di belakang meja kasir supaya tahu detail masing-masing formulir letaknya dimana.

      2.      Pak David telah menyiapkan beberapa instruksi yang terjilid rapi di meja dan tertempel di dinding, amati, pahami agar mengetahui alur dengan jelas.

     3.      Beberapa peralatan mungkin akan sedikit bergeser pemanfaatannya dari SOP yang telah saya susun, tapi tidak masalah. Misalnya: ordner untuk sementara menggunakan snelhecter, formulir yang rencana akan ditulis secara soft file ada beberapa yang menulis secara manual.

      4.      Bagian administrasi nanti juga akan menginput data di MYOB. Tidak perlu khawatir, kita hanya menginput bagian administrasi awalnya saja, tidak sampai proses penghitungannya (itu bagian akuntansi). Nanti akan dipandu oleh bidang akuntansi. Ini sekaligus bisa kita gunakan untuk menambah ilmu tentang software MYOB, walaupun hanya perkenalan ringan.

     5.      Masing-masing bagian memiliki target kerja. Untuk bagian administrasi target kerjanya adalah, minimal 90% mahasiswa Pendidikan Ekonomi menjadi anggota RKM. Ini moment kita untuk melakukan kegiatan kehumasan.

Selamat menjalankan tugas, selamat berkreasi, semoga kegiatan ini memberikan manfaat untuk menempa diri kita bersiap menjadi manusia yang banyak akal.

Wassalamualaikum Wr Wb ....