Magang MK Praktik Perkantoran

            Kepada seluruh mahasiswa semester VII konsentrasi Administrasi Perkantoran, berikut saya sampaikan terkait instruksi yang harus dipahami oleh masing-masing kelompok sekaligus pedoman magang:

     1.      Setelah mendapatkan surat, masing-masing kelompok mengantarkan surat tersebut kepada instansi yang dituju sekaligus menyerahkan pedoman magang yang sudah terjilid rapi.

      2.      Nama kelompok terlampir dibalik surat. Mohon nama kelompok masing-masing diberi stabilo warna sebagai penanda (karena pada isi surat nama mahasiswa tidak kami sebutkan).

      3.      Jika terjadi penolakan, maka mahasiswa harus segera lapor, kemudian segera mencari lokasi baru, selanjutnya segera saya buatkan surat pengantar yang baru.

      4.      Masing-masing mahasiswa silakan membaca buku pedoman magang dengan teliti. Yang dibuat oleh masing-masing mahasiswa adalah lembar logbook dan lembar penilaian. Khusus untuk lembar presensi cukup 1 kelompok saja.

     5.      Laporan disusun secara rapi sesuai dengan aturan yang ada dipedoman, dijilid soft cover warna merah. Isi lampirannya adalah presensi dan logbook anggota kelompok. Khusus untuk lembar penilaian dikumpulkan terpisah (tidak dijilid dengan laporan).

     6.      Pedoman magang dapat diunduh di sini. Mohon sebelum dicetak, dicek terlebih dahulu urutan perhalamannya. Dikhawatirkan terjadi pergeseran halaman ketika mengunggah.

Praktik Surat Menyurat

          Kali ini Saudara akan saya bawa untuk memahami bagaimana alur prosedur tata kelola korespondensi perkantoran. Tentunya Saudara masih mengingat praktik pertemuan yang lalu, dimana Saudara telah belajar untuk mengisi beberapa administrasi prosedur tata kelola korespondensi perkantoran.

            Minggu lalu kita telah bertemu dengan lembar disposisi, buku agenda masuk dan keluar sekaligus cara pengisiannya. Kali ini kita masih sama, mengisi lembar disposisi, buku agenda masuk dan keluar hanya saja saat ini Saudara yang bertugas sebagai sekretaris membuat dari awal masing-masing dokumen yang dibutuhkan di atas.

            Semua keperluan sudah saya persiapkan di sini. Silakan unduh. Yang perlu Saudara perhatikan:

1.      Berpasanganlah dengan kawan sebelah.

2.      Surat yang ada, masih berupa surat rumpang. Teliti dan koreksi.

3.   Yang harus Saudara koreksi adalah kelengkapan suratnya mulai dari: kop, tanggal, urutan penomoran, perihal, isi paragraf surat sampai pada siapa yang bertanda tangan.

4.   Setelah surat lengkap, maka proses ke dalam lembar disposisi, buku agenda masuk dan buku agenda keluar.

5.  Saudara membuat sendiri form lembar disposisi, buku agenda masuk dan buku agenda keluar. Ini saya maksudkan untuk mengasah kemampuan Saudara dalam mengelola administrasi perkantoran khususnya korespondensi.

Selamat mengerjakan. Ingat, pentingnya identifikasi awal sebelum Anda mengerjakan.

Desain Pembelajaran Praktik SM

            Seperti yang telah kawan-kawan ketahui, selama dua hari kampus kita didaulat sebagai tuan rumah pelaksanaan Olimpiade Nasional Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam tingkat Perguruan Tinggi (ONMIPAPT). Selama itu pula beberapa ruang digunakan untuk pelaksanaan olimpiade, termasuk ruang perkuliahan kita.

            Oleh karena itu kali ini saya mendesain pembelajaran untuk MK Praktik Surat Menyurat dengan konsep latihan non tatap muka. Desain ini saya pilih karena karakter MK kita adalah praktik, dan praktik ini mengandung hukum: orang yang sering atau terbiasa melakukan, pasti menjadi orang yang ahli.

            Pertimbangan lainnya: penugasan portofolio sampai pertemuan minggu lalu saya menilai masih minim yang mengumpulkan, selain itu kelengkapan latihan serta berkasnya pun masih belum sempurna. Berkaca dari hal-hal di atas, maka untuk latihan non tatap muka kawan-kawan lakukan hal berikut:

     1. Latihan Typing Master yang awalnya pendataan latihan minimal 10 kali, saya tingkatkan menjadi latihannya minimal 20 kali. Sehingga bagi kawan-kawan yang masih mendata 10 latihan, tambah 10 latihan lagi. Catat hasilnya seperti kolom kemarin dan satu result typing test yang dicetak.

     2. Pembuatan artikel tentang unsur-unsur organisasi silakan dilanjutkan, dengan ketentuan pengetikan seperti kemarin.

     3. Silakan berlatih, dikerjakan yang rapi, jangan sampai ada berkas yang tertinggal atau tidak terisi karena Anda memiliki jangka waktu yang panjang untuk berlatih. Dikumpulkan Kamis depan dengan sudah tertata rapi pada snelhecter (kolom terisi dan berkas terlubangi).

     4. Bagi yang terlambat mengumpulkan atau terdapat kesalahan yang tidak dapat saya tolelir, saya anggap tidak berhak mengisi presensi. Disinilah letak bidikan tujuan pembelajaran: ketelitian.

_______

Penugasan Anda kurang lebih seperti di atas. Selanjutnya bagi kawan-kawan yang ingin lebih mengasah kemampuan penataan naskah dan penataan ketatabahasaanya, saya informasikan Perpustakaan UPGRIS menyelenggarakan lomba resensi buku. Silakan bagi kawan-kawan AP yang berminat untuk mendaftar. Lomba ini sekaligus moment bagi kita untuk menerapkan hasil latihan tentang tata kelola naskah yang kita pelajari minggu lalu.

Mengikuti lomba resensi ini tidak wajib, namun bagi yang mengikuti saya bisa catat Anda memiliki poin plus dalam kaitannya penerapan ilmu dan pengembangan kompetensi AP khususnya: mahasiswa AP mampu membuat naskah.

Informasi tentang lomba resensi perpustakaan silakan lihat di sini. Sedangkan jika Anda belum tahu apa itu resensi, silakan baca di sini.

Selamat mengembangkan kemampuan. Saya tunggu daftar nama yang mengikuti lomba :)