Magang MK Praktik Perkantoran

            Kepada seluruh mahasiswa semester VII konsentrasi Administrasi Perkantoran, berikut saya sampaikan terkait instruksi yang harus dipahami oleh masing-masing kelompok sekaligus pedoman magang:

     1.      Setelah mendapatkan surat, masing-masing kelompok mengantarkan surat tersebut kepada instansi yang dituju sekaligus menyerahkan pedoman magang yang sudah terjilid rapi.

      2.      Nama kelompok terlampir dibalik surat. Mohon nama kelompok masing-masing diberi stabilo warna sebagai penanda (karena pada isi surat nama mahasiswa tidak kami sebutkan).

      3.      Jika terjadi penolakan, maka mahasiswa harus segera lapor, kemudian segera mencari lokasi baru, selanjutnya segera saya buatkan surat pengantar yang baru.

      4.      Masing-masing mahasiswa silakan membaca buku pedoman magang dengan teliti. Yang dibuat oleh masing-masing mahasiswa adalah lembar logbook dan lembar penilaian. Khusus untuk lembar presensi cukup 1 kelompok saja.

     5.      Laporan disusun secara rapi sesuai dengan aturan yang ada dipedoman, dijilid soft cover warna merah. Isi lampirannya adalah presensi dan logbook anggota kelompok. Khusus untuk lembar penilaian dikumpulkan terpisah (tidak dijilid dengan laporan).

     6.      Pedoman magang dapat diunduh di sini. Mohon sebelum dicetak, dicek terlebih dahulu urutan perhalamannya. Dikhawatirkan terjadi pergeseran halaman ketika mengunggah.

Praktik Surat Menyurat

          Kali ini Saudara akan saya bawa untuk memahami bagaimana alur prosedur tata kelola korespondensi perkantoran. Tentunya Saudara masih mengingat praktik pertemuan yang lalu, dimana Saudara telah belajar untuk mengisi beberapa administrasi prosedur tata kelola korespondensi perkantoran.

            Minggu lalu kita telah bertemu dengan lembar disposisi, buku agenda masuk dan keluar sekaligus cara pengisiannya. Kali ini kita masih sama, mengisi lembar disposisi, buku agenda masuk dan keluar hanya saja saat ini Saudara yang bertugas sebagai sekretaris membuat dari awal masing-masing dokumen yang dibutuhkan di atas.

            Semua keperluan sudah saya persiapkan di sini. Silakan unduh. Yang perlu Saudara perhatikan:

1.      Berpasanganlah dengan kawan sebelah.

2.      Surat yang ada, masih berupa surat rumpang. Teliti dan koreksi.

3.   Yang harus Saudara koreksi adalah kelengkapan suratnya mulai dari: kop, tanggal, urutan penomoran, perihal, isi paragraf surat sampai pada siapa yang bertanda tangan.

4.   Setelah surat lengkap, maka proses ke dalam lembar disposisi, buku agenda masuk dan buku agenda keluar.

5.  Saudara membuat sendiri form lembar disposisi, buku agenda masuk dan buku agenda keluar. Ini saya maksudkan untuk mengasah kemampuan Saudara dalam mengelola administrasi perkantoran khususnya korespondensi.

Selamat mengerjakan. Ingat, pentingnya identifikasi awal sebelum Anda mengerjakan.