Arsip Sumber Pengetahuan

            Tanggal 18 Mei 2015 diperingati sebagai hari kearsipan yang ke-44. Ketika membahas mengenai arsip, pemahaman kita tertuju kepada lembaran dokumen yang disimpan dalam sebuah tempat dan penyimpanan semacam itu biasanya hanya dilakukan oleh instansi.

            Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pada pasal 1 ayat 2 menyebutkan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

            Sedangkan kearsipan dimaknai sebagai suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan dan penyimpanan dokumen menurut sistem tertentu sehingga ketika diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah (Suyetty: 2009). Pemerintah memiliki lembaga untuk mengurus arsip yaitu Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang berada di Ibukota RI, dan Arsip Daerah (Arda) yang berada di daerah-daerah baik kabupaten maupun provinsi.

            Sebetulnya kearsipan ini tidak hanya dilaksanakan oleh instansi saja, kita dalam kehidupan sehari-hari juga melakukan kegiatan kearsipan. Contoh kecil misalnya kita di rumah menyimpan ijazah, surat keluarga, surat jual beli, serta foto-foto keluarga. Meskipun dokumen tersebut kita simpan dengan sistem penyimpanan yang sangat sederhana, pengelompokan dan penyimpanan tersebut menandakan kita telah melakukan kegiatan kearsipan.

            Peristiwa terbakarnya pasar Johar, pasar paling legendaris di kota Semarang beberapa hari yang lalu menjadikan banyak media memberitakan peristiwa tersebut. Beberapa pemberitaan ada yang dilengkapi dengan ulasan sejarah pembangunan pasar Johar mulai zaman Belanda disertai foto pasar Johar dari masa ke masa. Dari mana informasi tersebut diperoleh? Tentunya bersumber dari arsip.

            Sama halnya ketika bulan Agustus tiba, perayaan hari kemerdekaan Indonesia sangat terasa. Acara televisi banyak menampilkan foto dan video suasana detik-detik kemerdekaan bangsa. Tidak jarang dalam foto yang ditampilkan terdapat tulisan ANRI sebagai sumbernya. Hal ini sekali lagi menunjukkan bahwa kegiatan kearsipan tidak hanya terbatas pada kegiatan formil seperti pengurusan surat di instansi saja.

Bahan Pembelajaran

            Banyak hal yang dapat kita pelajari dari arsip. Salah satunya kita dapat memupuk rasa cinta tanah air dengan mempelajari dokumen yang mengandung nilai sejarah. Pengetahuan yang diperoleh tidak hanya sebatas mengenai apa yang terjadi saat dokumen tersebut dibuat, tetapi juga mampu memberikan gambaran mengenai apa yang harus kita lakukan di masa mendatang.

            Melalui dokumen yang ditampilkan di lembaga arsip yang ada di daerah, masyarakat akan lebih mengenal daerahnya. Informasi yang terkandung dalam sebuah dokumen mampu memberikan pengetahuan terkait penyelenggaraan pemerintahan maupun makna dibalik peristiwa sehingga memunculkan perspektif baru bagi setiap orang yang mempelajarinya.

            Tanpa adanya kegiatan kearsipan, mustahil kita dapat mengetahui segala sesuatu seperti saat ini. Bayangkan jika pada zaman dahulu tidak ada inisiatif untuk menyimpan dan menata dokumen, mungkin yang kita ketahui saat ini hanyalah sebatas pendapat tanpa ada bukti autentik yang mampu memperkuat. Ketika marak peristiwa pengakuan budaya dan wilayah suatu negara oleh negara lain, banyak negara yang kemudian mendaftarkan kekayaan budaya mereka demi melengkapi bukti bahwa apa yang mereka miliki saat ini adalah benar-benar milik mereka.

            Tanggung jawab kearsipan tidak hanya dimiliki oleh lembaga arsip, arsiparis, dan pemerhati arsip saja. Masyarakat juga memiliki peran dalam kegiatan kearsipan tentunya diawali dari menyimpan dan merawat seluruh dokumen yang bernilai penting terkait diri sendiri maupun keluarga. Selanjutnya pada tingkatan yang lebih luas, masyarakat memiliki tanggung jawab bersama untuk merawat dan menjaga setiap arsip yang memuat informasi penting berkaitan dengan kedaulatan negara. Bahkan masyarakat juga wajib melapor apabila mengetahui adanya perusakan, pemalsuan dan pengubahan arsip.

            Arsip memiliki bentuk, isi, kepemilikan, sifat, fungsi serta cara penyimpanan yang berbeda-beda. Namun arsip memiliki nilai kegunaan yang sama yaitu nilai administrasi, hukum, keuangan, penelitian, pendidikan dan dokumentasi. Semoga dengan timbulnya kesadaran mengenai arsip dan kearsipan ini maka tema hari kearsipan 2015 arsip samudera informasi dan titian masa depan akan mampu terwujud.